Những điều cần biết về kế hoạch quản lý ngân sách trong xây dựng

Kế hoạch quản lý ngân sách trong xây dựng là gì? 

Nói một cách dễ hiểu thì lập kế hoạch quản lý ngân sách trong xây dựng là các công đoạn tính toán và dự đoán những chi phí cần thiết cho dự án.

Một kế hoạch quản lý ngân sách rõ ràng và hợp lý sẽ giúp bạn đảm bảo dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt và thương thảo trước đối với chủ đầu tư. 

Kế hoạch quản lý ngân sách bao gồm các quy trình: ước lượng chi phí, lập ngân sách và kiểm soát chi phí. Quản lý ngân sách là một phần rất quan trọng trong quản lý dự án tổng thể.

Chi phí là một thước đo quan trọng cho sự thành công của dự án, vì vậy bạn cần nhận thức được chi phí thực tế so với ngân sách. Nhận ra sự khác biệt càng nhanh, bạn sẽ có thể thực hiện càng tốt việc điều chỉnh cần thiết.

Mục đích của kế hoạch quản lý ngân sách là gì?

Một kế hoạch quản lý ngân sách rõ ràng và chi tiết sẽ thúc đẩy các hoạt động của dự án vận hành trơn tru trong tương lai. Nhằm xác định được sự hiệu quả trong công tác quản lý chi phí dự án, việc lập và quản lý ngân sách là yêu cầu bắt buộc đối với BCH/CT.

Trong đó kỹ sư QS sẽ có vai trò là người quản lý toàn bộ các thông tin và nội dung liên quan phục vụ cho công tác lập và quản lý ngân sách.

Các yêu cầu khi lập kế hoạch quản lý ngân sách

• Việc đầu tiên cần làm ngay sau khi có thông tin về dự án là đội ngũ kỹ sư QS sẽ cùng với phòng Kế hoạch/ Thương mại tiến hành lập kế hoạch quản lý ngân sách để có cơ sở triển khai các bước xây dựng dự án tiếp theo. 
• Ngân sách được lập phải có sự phê duyệt thông qua của phòng Kế hoạch/ Thương mại và được ban Giám đốc phụ trách chấp thuận. 
• Trong trường hợp không có đủ thời gian hoặc dữ liệu để tính toán khối lượng, bạn phải lập BPTC (với các dự án DB hoặc giao khoán trọn gói) tham chiếu vào form ngân sách để lập ngân sách tạm thời cho dự án. Ngân sách tạm đảm bảo đủ 8 đầu mục như ngân sách chính.
• Công tác lập kế hoạch quản lý ngân sách phải đảm bảo tiêu chí đầu tiên là các nội dung công việc được đưa vào ngân sách phù hợp với MSNS và các đầu mục chi phí.

Cơ sở thiết lập kế hoạch quản lý ngân sách

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các mẫu giấy tờ và form mẫu sau:

• Mẫu ngân sách theo quy định của Phòng Kế hoạch/ TM: bao gồm 8 đầu mục:

1. Công tác giao thầu nhân công: công ty tự cung cấp vật tư và tổ chức thi công
2. Công tác giao thầu trọn gói:  công ty giao khoán vật tư và nhân công
3. Vật tư chính: do Phòng vật tư công ty cung cấp
4. Vật tư phụ: do Phòng vật tư cung cấp hoặc mua bằng công tác phí công trường
5. Máy móc thiết bị: do Phòng vật tư thuê bên ngoài
6. Chi phí lương cán bộ, công nhân viên và công nhân: lấy thông tin từ kế hoạch nhân sự cho dự án
7. Chi phí hỗ trợ thi công: bao gồm các chi phí chung phục vụ cho công tác thi công: văn phòng phẩm, cước phí các loại, tiện ích công trường, an toàn lao động, bảo trì, bảo vệ …
8. Các chi phí khác như: các công đoạn khởi công, cất nóc, bảo hiểm, bảo trì, bảo hành, thí nghiệm, thẩm tra, dự phòng, ...

• Hồ sơ dự thầu: BOQ, bản vẽ, làm rõ thông tin đấu thầu, danh mục vật tư, thầu phụ đồng hành, danh mục vật tư, điều kiện kỹ thuật (SPEC)
• Đơn giá vốn dự thầu
• Giá cả thị trường của vật tư và nhân công
• Biện pháp thi công, bố trí công trường
• Kế hoạch cung ứng
• Điều kiện thực tế khảo sát công trường, điều kiện địa lý, tính chất dự án
• Các yêu cầu đặc biệt từ chủ đầu tư, thỏa thuận giữa hai bên, chỉ tiêu
• Sự đánh giá, kinh nghiệm của BCH/CT

Để tự mình xây dựng được một kế hoạch quản lý ngân sách chính xác và nhanh chóng, bạn cần có sự tìm hiểu và học hỏi nhiều hơn để có thể thực hiện chính xác nhất.

Xem thêm các khóa học lập kế hoạch quản lý ngân sách cùng những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực kế toán – tài chính tại Nhất Nghệ, bạn nhé!