Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu trong xây dựng - Nhất Nghệ

Trong lĩnh vực xây dựng nói riêng và các lĩnh vực khác nói chung, hồ sơ tài liệu là những phần vô cùng quan trọng, cần phải được kiểm soát, quản lý và lưu trữ một cách cẩn thận. Nếu đang làm việc trong ngành xây dựng hoặc làm công việc liên quan đến quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu mà vẫn còn mơ hồ về những điều xung quanh khái niệm này thì xin chúc mừng, bài viết dưới đây là dành cho bạn.

Hồ sơ tài liệu trong xây dựng bao gồm những gì? 

Trước khi tìm hiểu quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu hồ sơ tài liệu trong xây dựng là gì, bao gồm những gì. Hồ sơ tài liệu trong xây dựng bao gồm các loại giấy tờ có liên quan đến một công trình xây dựng, những người góp mặt trong quá trình hình thành dự án, những khó khăn và cách giải quyết khó khăn từ lúc bắt đầu dự án cho đến lúc hoàn công. Trong đó: 

• Hồ sơ là giấy tờ ghi lại các kết quả đã đạt được hay bằng chứng về một hoạt động nào được thực hiện,... dựa trên các biểu mẫu khác nhau. Tất cả sẽ được tập hợp lại một cách có hệ thống. Có nhiều loại hồ sơ sử dụng trong xây dựng như: hồ sơ đấu thầu, hồ sơ quản lý chất lượng thi công công trình, hồ sơ hoàn công,....
• Tài liệu được hiểu đơn giản là các loại văn bản có tính pháp quy, được sử dụng làm căn cứ để xử lý hoặc giải quyết những công việc trong lĩnh vực xây dựng. 

Vai trò của quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu trong xây dựng

Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu sẽ giúp lưu trữ và kiểm soát các loại tài liệu, hồ sơ được hiệu quả và truy tìm nhanh chóng hơn khi cần thiết. Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu được áp dụng cho tất cả các phòng ban có nhiệm vụ kiểm soát hồ sơ dự án. 

Bên cạnh đó, quy trình này còn giúp người chịu trách nhiệm về hồ sơ, tài liệu tránh tình trạng sai sót trong công việc cũng như làm việc nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn. 

Nội dung quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu

Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu sẽ được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Thu thập và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu là thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu theo định kỳ ngày, tuần, tháng, quý, năm,... tùy theo yêu cầu và mục đích công việc. 

Cách sắp xếp hồ sơ tài liệu được áp dụng nhiều nhất là:

Những hồ sơ, tài liệu được thu thập theo thời gian ngắn (ngày và tuần) thì sẽ được sắp xếp chung vào một bìa theo thứ tự: ngày trước để ở dưới, ngày sau để ở trên. Để thuận tiện kiểm soát, người ta còn đánh dấu lại bằng ký hiệu 

Đối với những loại hồ sơ tài liệu thu thập theo thời gian dài (tháng, quý, năm), chúng sẽ được lưu trực tiếp vào thư mục lớn. Các thư mục này sẽ được chia theo các nội dung công việc riêng biệt, đối tượng quản lý, đối tượng khách hàng,.... 

Bước 2: Truy cập và sử dụng hồ sơ tài liệu

Theo quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu, những ai có nhu cầu sử dụng tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ phải có trách nhiệm báo cáo với người có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu hoặc những người được ủy quyền biết. 

Sau khi sử dụng xong, phải trả lại ngay và ký tên, đóng dấu xác nhận để đảm bảo độ tin cậy và bảo mật của hồ sơ tài liệu. 

Với trường hợp muốn chuyển những loại hồ sơ ra ngoài thì phải xin ý kiến của cấp trên và người có trách nhiệm quản lý. 

Bước 3: Bảo quản hồ sơ tài liệu

Cũng như các loại giấy tờ khác, hồ sơ tài liệu trong xây dựng cũng cần phải được lưu trữ trong môi trường khô ráo, sắp xếp ngăn nắp, dễ thấy, dễ tìm kiếm để tránh hư hỏng, thất lạc.

Đối với những hồ sơ tài liệu quan trọng và cần phải bảo mật tốt, luôn luôn phải cài mật khẩu để đảm bảo an toàn thông tin. 

Bước 4: Huỷ bỏ hồ sơ tài liệu

Các phòng ban có trách nhiệm phải thường xuyên kiểm tra và huỷ bỏ những tài liệu, hồ sơ khi hết hạn lưu trữ gạch bỏ, xé vụn hoặc đốt.

Trên đây là những thông tin cần thiết về quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu mà Nhất Nghệ muốn cung cấp đến bạn đọc. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi!