Tìm hiểu về quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng

Ký kết hợp đồng được xem là một trong những hình thức giao dịch phổ biến của các doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh, sản xuất, các doanh nghiệp thường xuyên ký kết nhiều loại hợp đồng với các mục đích, đối tượng và thời hạn thực hiện khác nhau. Và việc phát sinh các rủi ro trong hợp đồng cũng là điều có thể xảy ra. Do đó, các doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Lợi ích của quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng

• Xác định rõ thẩm quyền ký kết hợp đồng cũng như trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan trong hợp đồng
• Quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng cũng chính là cơ sở để giám sát, kiểm tra, đánh giá và nâng cao hiệu quả giao dịch của doanh nghiệp
• Có thể thống nhất được quy trình đàm phán, ký kết, thực hiện và sao lưu hợp đồng.
• Quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng giúp doanh nghiệp đảm bảo được giá trị pháp lý của các hợp đồng và chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu

Tuy nhiên, nếu quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng không được thực hiện chặt chẽ và khoa học, cả doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đối mặt với những rủi ro pháp lý, làm ảnh hưởng lớn đến quyền lợi cũng như các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Xây dựng quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng hiệu quả cho doanh nghiệp

Khi có nhu cầu về việc quản lý các giao dịch, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro thường phát sinh trong hợp đồng. Vậy, để xây dựng quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng, chúng ta cần phải làm gì?

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu xây dựng và ban hành quy định là đảm bảo tính thực thi. Để có thể thực thi được thì các quy định này phải phù hợp với điều kiện cũng như nhu cầu của doanh nghiệp. Các bước thực hiện và công việc được triển khai cụ thể căn cứ vào:

• Quy mô, tổ chức của doanh nghiệp: quy mô của doanh nghiệp là lớn, vừa hay nhỏ? Cơ cấu và phân quyền quản lý tại doanh nghiệp như thế nào?
• Hoạt động kinh doanh, các giao dịch thông thường của doanh nghiệp: loại giao dịch thường xuyên là gì? Độ phức tạp của quan hệ giao dịch như thế nào? Những rủi ro thường gặp trong hoạt động giao dịch là gì?

Khi đã xác định rõ các vấn đề trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng quyết định được các nội dung chủ đạo của việc quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp.

Tiếp đến, quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng phải đảm bảo tính khoa học. Nói đơn giản tức là đảm bảo về trình tự, logic, nội dung rõ ràng, ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ. Do đó, số lượng điều khoản hay quy trình phức tạp không thể thể hiện được tính khoa học của quy định kiểm soát. Chúng đòi hỏi sự đầy đủ nội dung để các bên có liên quan có thể nắm bắt, tuân thủ và đáp ứng các nhu cầu quản lý, giao dịch tại doanh nghiệp. 

Tóm lại, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng phù hợp dựa trên những đặc thù của mình. Điều này giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc tránh các trường hợp xây dựng quy trình kiểm soát không rõ ràng hoặc quá rườm rà, không phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và giao dịch thường xuyên. 

Trung tâm đào tạo kỹ sư QS Nhất Nghệ

Nếu bạn đang học tập và làm việc trong lĩnh vực xây dựng, chắc hẳn bạn đã nghe qua cái tên Nhất Nghệ đúng không? Đây chính là một trong những đơn vị chuyên đào tạo QS hàng đầu tại thành phố Hồ Chí Minh. 

Sở dĩ Nhất Nghệ nhận được sự quan tâm nhiều đến như vậy là vì tại đây, họ có cách giảng dạy rất tiên tiến cùng với các khoá học vô cùng chất lượng như tư vấn giải pháp quản lý chi phí xây dựng, nghiên cứu và phát triển chi phí xây dựng, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, phần mềm

Trên đây là những thông tin cơ bản về quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng. Nếu muốn biết thêm về thông tin các khóa học của Nhất Nghệ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nhé!