Những điều bạn chưa biết về quy trình lập và quản lý ngân sách dự án

Một dự án xây dựng nếu được quản lý tốt sẽ hoàn thành đúng thời hạn, theo đúng dự toán và ngân sách đã đề ra. Trong đó, chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của dự án. Vì thế, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình lập và quản lý ngân sách dự án nhằm đảm bảo dự án vẫn còn nằm trong ngân sách cho phép. Để dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu quy trình lập và quản lý ngân sách dự án, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn thế nào là lập ngân sách dự án trước, sau đó đến việc quản lý ngân sách dự án. Cùng tìm hiểu nhé!

Quy trình lập ngân sách dự án được tiến hành như thế nào?

Quy trình lập ngân sách dự án được hiểu đơn giản là quá trình ước tính những nguồn lực tham gia vào dự án, số lượng của mỗi nguồn lực được dự án yêu cầu là bao nhiêu, các nguồn lực này được yêu cầu khi nào và chi phí được đo bằng tiền của các nguồn lực này là bao nhiêu?

Theo quy trình lập và quản lý ngân sách dự án, để có thể lập ra một ngân sách dự án hiệu quả thì cần phải sử dụng các thông tin đầu vào như:

• Kế hoạch phạm vi của dự án đã phát triển ra
• Những thông tin về ước tính lượng chi phí phải bỏ ra để thực hiện các hoạt động của dự án
• Những căn cứ để đưa ra các ước tính chi phí trên (ví dụ như: công việc đó có bao gồm hoặc không bao gồm các khoản chi phí gián tiếp đưa vào trong ước tính)
• Căn cứ vào các hợp đồng mua hàng hoá hay dịch vụ cung cấp cho dự án
• Bản tiến độ của dự án và kế hoạch công việc, trong đó bao gồm cả thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của các hạng mục công việc, các hoạt động, các gói công việc,...
• Việc lập ngân sách dự án còn phải căn cứ vào kế hoạch sử dụng nguồn lực
• Các quy định, chính sách, hướng dẫn về việc lập các kĩ thuật lập kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí và phương pháp báo cáo kế hoạch tài chính của công ty.

Ngân sách dự án có thể bao gồm cả các khoản dự phòng quản lí và khoản dự phòng tài chính. Nếu muốn sử dụng các khoản dự phòng quản lí này, người quản lí dự án cần phải đệ trình đề nghị lên cấp quản lí để được phê chuẩn.

Quy trình quản lý ngân sách dự án được tiến hành ra sao?

Ở trên, chúng tôi đã giúp bạn tìm hiểu quy trình lập ngân sách dự án được như thế nào. Tiếp theo, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin có thể bạn chưa biết về quy trình quản lý ngân sách dự án. Việc quản lý ngân sách dự án bao gồm 3 quy trình cơ bản sau đây:

• Dự toán chi phí: Đánh giá về số chi phí cần thiết để hoàn thành dự án một cách tốt nhất.
• Tiến hành lập ngân sách: Thiết lập đường cơ sở để đo lường hiệu suất dự án, phân bổ và ước tính số chi phí cần thiết cho từng hạng mục công việc.
• Kiểm soát chi phí: Tiến hành kiểm soát những thay đổi có trong ngân sách dự án.

 Cụ thể, công tác quản lý chi phí dự án là quá trình được thực hiện theo trình tự như sau:

• Thông báo giới hạn ngân sách cho những nhà thiết kế dự án và những đơn vị đang tham gia thực hiện dự án.
• Thu thập tất cả những dữ liệu về chi phí thực tế.
• So sánh khoản chi phí thực tế với nguồn ngân sách ban đầu.
• Tiến hành các hoạt động khắc phục nếu cần.

Tóm lại, quy trình lập và quản lý ngân sách dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi một dự án. Nhờ có quy trình này, bạn có thể phát triển hệ thống của dự án một cách hiệu quả nhằm đảm bảo chi phí vẫn nằm trong khoản ngân sách đã được phê duyệt.

Như vậy, chi phí là một thước đo vô cùng quan trọng cho sự thành công của dự án. Do đó, bạn cần nắm rõ quy trình lập và quản lý ngân sách dự án hiệu quả để đảm bảo dự án luôn hoàn thành đúng tiến độ và theo dự toán đã đề ra.