Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu bao gồm những gì?

Trong bất kỳ lĩnh vực nào, tài liệu và hồ sơ cũng là những phần vô cùng quan trọng. Muốn điều hành tốt một hệ thống kinh doanh hoặc công trình xây dựng nào đó, bạn cần phải có một hệ thống tài liệu đầy đủ và chính xác. 

Nếu bạn đã nắm rõ quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu thì đó là một lợi thế. Còn đối với những ai đang làm công việc liên quan đến quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu mà chưa nắm rõ vấn đề trên bài viết dưới đây chính xác là dành cho bạn.

Định nghĩa hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu là các loại giấy tờ liên quan đến một sự việc, một người, giải quyết một vụ việc hay một vấn đề nào đó. Hồ sơ là tập hợp các kết quả đã đạt được hay cung cấp các bằng chứng về một hoạt động nào được thực hiện, sau đó chúng được tập hợp lại một cách có hệ thống. Hồ sơ thường được tạo thành từ các biểu mẫu như hồ sơ mua sắm hàng hoá, hồ sơ nhân viên, cán bộ, hồ sơ giải quyết TTHC,…

Tài liệu được hiểu đơn giản là các loại văn bản pháp quy hoạch có tính pháp quy. Tài liệu thường được sử dụng làm căn cứ để xử lý hoặc giải quyết những công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một đơn vị, tổ chức hay cơ quan nhất định. 

Mục đích và phạm vi áp dụng quy trình kiểm soát hồ sơ

Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu được sử dụng với mục đích quy định cách thức cập nhật, sắp xếp, sử dụng, bảo quản và hủy bỏ các loại hồ sơ của công ty. Ngoài ra, quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu còn được sử dụng với mục đích kiểm soát các loại tài liệu hồ sơ được hiệu quả và truy tìm nhanh chóng hơn khi cần.

Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu được áp dụng cho tất cả các phòng ban có nhiệm vụ kiểm soát các loại tài liệu hồ sơ của công ty.

Nội dung thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu

Thu thập hồ sơ, tài liệu

Đây là bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu. Các ban có trách nhiệm phân công cho nhân viên của mình tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu tùy theo ngày, theo tuần, tuỳ theo định kỳ tháng, quý, năm.

Các hồ sơ, tài liệu thường được tạo ra trong quá trình sử dụng các quy trình hướng dẫn công việc từ các hoạt động xây dựng, sản xuất  hoặc kinh doanh.

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Đối với những hồ sơ, tài liệu được thu thập theo ngày và tuần thì sẽ được sắp xếp chung vào một bìa theo thứ tự: ngày trước để ở dưới, ngày sau để ở trên. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu, người ta còn ghi những mã nhận dạng bằng ký mã hiệu ở ngoài bìa. Cụ thể đó là tháng và tên gọi của tài liệu, hồ sơ. Còn đối với hồ sơ tài liệu thu thập theo tháng, quý, năm, chúng sẽ được lưu trực tiếp vào box file kèm theo nội dung công việc,  theo đối tượng quản lý, theo khách hàng... 

Truy cập và sử dụng hồ sơ tài liệu

Theo quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu, những ai muốn sử dụng những tài liệu, hồ sơ này thì báo cho Trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền biết để họ lấy cho mượn. Sau khi sử dụng xong phải trả lại ngay cho Trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền. Đối với trường hợp muốn chuyển những loại hồ sơ của công ty (hồ sơ mật, hồ sơ tài liệu quan trọng) ra ngoài thì phải xin ý kiến của Trưởng phòng ban, TGĐ hoặc ban ISO.

Bảo quản tài liệu hồ sơ

Hồ sơ tài liệu cần phải được lưu trữ trong môi trường khô ráo hoặc xếp trên tủ kệ để tránh hư hỏng, mất mát. Cần phải cài password để quản lý các dữ liệu, tài liệu, hồ sơ trên máy tính.

Huỷ bỏ hồ sơ tài liệu

Theo quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu, các phòng ban có trách nhiệm kiểm soát hồ sơ tài liệu phải thường xuyên kiểm tra và huỷ bỏ những tài liệu, hồ sơ khi hết hạn lưu trữ bằng việc xé, gạch chéo hoặc đốt. Riêng đối với hồ sơ tài liệu mật thì phải sử dụng cách xé nhỏ hoặc đốt.

Chúng tôi hy vọng bài viết sẽ giải đáp được các thắc mắc của quý bạn đọc. Mọi thông tin góp ý và yêu cầu báo giá các khóa học, bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới bài viết. Trân trọng!