Bạn vẫn có thể quản trị dự án một cách hiệu quả ngay cả khi không có mặt ở đó
CHUYỆN 2 NGƯỜI SẾP:
Tôi có cơ hội được làm việc với 2 người Sếp. 1 người không bao giờ cần bước chân tới công trường và người luôn túc trực ở công trường. Và tất nhiên 1 người không thể nào kiểm soát được dự án dù rất muốn, và người kia lúc nào cũng nhẹ nhàng và hỏi Anh giống như là 1 Bách khoa toàn thư về dự án: Chắc bạn đã đoán ra ai đã vất vả trong việc kiểm soát, còn ai dù có nỗ lực cũng không thể có được các thông tin mình muốn.
Cả 2 Anh đều rất hiền, rất có trách nhiệm nghề nghiệp và tận tâm với công việc. Cả 2 đều giỏi như nhau nhưng tại sao lại có sự khác biệt lớn như vậy?
Bí mật nằm ở đây: Một người tập trung lo việc lớn và 1 người thì tập trung lo việc nhỏ. Vậy việc nào lớn, việc nào nhỏ?
Người sếp thứ nhất: Anh chỉ quan tâm tới những báo cáo được chuyển lên từ các bộ phận, có 1 người luôn giúp Anh việc tổng hợp. Anh đào tạo cho nhân viên cách tổ chức, cách sắp xếp và xử lý các công việc. Việc của các bạn là các báo cáo những việc thực sự cần Anh hỗ trợ và cho ý kiến. Do đó, dự án luôn trôi chảy 1 cách lạ lùng, khi thực sự cần thiết Anh mới có mặt. Nhưng điều cốt lõi là Anh đã có thông tin xử lý trước khi tham gia vào giải quyết vấn đề. Và đến thời điểm hiện nay, nhân viên của Anh đã là những GDDA, CHT và nắm giữ những vai trò quan trọng trong Tập đoàn.
Người Sếp thứ 2: Anh vốn dĩ là người rất tận tâm, Anh thường ngại la mắng nhân viên. Việc gì khó Anh thường xắn tay vào làm vì Anh nghĩ “tụi nó làm sẽ sai, mà thôi thương nhân viên nên mình làm thay cho họ”. Vì tập trung vào làm những việc này nhiều cho nên dù Anh rất nỗ lực cũng khó lòng nắm hết tổng quan dự án. Và cứ thế, nhân việc rất nhàn rỗi và tất nhiên là rất thương Anh. Anh làm ngày không đủ tranh thủ làm đêm, từ công trường tới văn phòng 1 tay Anh cân hết. Bây giờ, Anh vẫn là giám đốc dự án và bên cạnh Anh cũng chỉ 1 số Anh em đi cùng. Các Anh em trưởng thành không có nhiều.
Bài học rút ra từ 2 người Sếp
- Nếu Sếp không tập trung việc lớn tạo ra giá trị thì sẽ làm những việc nhỏ (dành phần nhân viên)
- Sếp cần có năng lực đào tạo và huấn luyện thì lâu dài mới có nhiều người phát triển và thay thế từ đó vị trí sẽ ngày càng được cao hơn
- Chấp nhận chút sai sót, khó khăn từ lúc đầu. Chỉ cần quan tâm những báo cáo quản trị để kiểm soát tình hình để tránh những rủi ro và sai sót lớn.
- Có đội ngũ kế thừa đủ năng lực để truyền tải thông điệp và thay mình quản lý
- Có 1 hệ thống - giải pháp báo cáo quản trị để thường xuyên kiểm tra “SỨC KHỎE” của dự án.
Chỉ với 5 điều trên, chắc chắn trong 3-5 năm nữa bạn sẽ hoàn toàn là người Sếp thứ 1: Nhàn mà vẫn giải quyết được công việc - tạo cơ hội cho Anh em thăng tiến chứ không phải như người thứ 2: bận mà không thể quản lý được công việc, không xây dựng được đội ngũ kế thừa, Anh em sẽ bỏ dần mình mà đi.
Nếu bạn đã hội tụ đủ các yếu tố nêu trên, xin chúc mừng bạn. Nếu bạn cần hoặc mong muốn có 1 Video giới thiệu hoàn toàn miễn phí gồm 7 báo cáo về quản trị chi phí mà người sếp cũ của tôi thường dùng hãy bấm vào
