Cách lập hồ sơ thanh quyết toán - Nhất nghệ
Các yếu tố cần thiết để lập quyết toán công trình
Để có được cái nhìn tổng quan và chính xác về các chi phí đã sử dụng, bạn cần phải tìm hiểu kỹ càng những hồ sơ, văn bản hiện hành.
Đầu tiên, hồ sơ hoàn công cực kỳ có ý nghĩa trong việc lập hồ sơ thanh quyết toán. Bên cạnh đó, các yếu tố như biên bản nghiệm thu, văn bản xác nhận, giá cả địa phương, bảng dự toán, bảng giá vật liệu thực,... cũng cần đảm bảo được cung cấp đầy đủ.
Cách lập hồ sơ thanh quyết toán rõ ràng buộc các giấy tờ trên phải có chữ ký chứng minh từ cấp trên. Mặt khác, đối với những vật liệu không được kê khai trong bảng thông báo thì phải đính kèm hóa đơn từ chính địa điểm phân phối. Tất cả đều dựa trên định mức về tỷ lệ theo quy định trước đó.
Các bước lập hồ sơ thanh quyết toán
Những giai đoạn lập hồ sơ thanh quyết toán tương tự với hồ sơ lập dự toán. Tuy nhiên, việc kết thúc công trình cần dựa trên số liệu có thực, được thể hiện như sau:
Nội dung của hồ sơ thanh quyết toán
Nếu bạn muốn trang bị cách lập hồ sơ thanh quyết toán chuyên nghiệp nhất, hãy để ý đến khối lượng thực tế xây dựng, để từ đó làm căn cứ của đơn giá rồi tính ra chi phí trực tiếp. Người làm có thể thay đổi nhiều lần sao cho phù hợp với tình hình thực tế, chỉ cần đi kèm các giấy tờ chứng minh đúng đắn.
Sau đó, bạn cần xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tư cho công trình, cũng như các thiệt hại không mong muốn do nhiều trường hợp đặc biệt.
Mặt khác, cần xác định rõ ràng và đầy đủ tài sản cố định, tài sản lưu động nhằm đảm bảo tính trung thực và hạn chế tối đa tranh cãi về sau. Các văn bản được đóng dấu sẽ là bằng chứng chứng minh về các kê khai mà bạn đã lập ra, thể hiện được tính chuyên nghiệp và uy tín trong tác phong làm việc.
Hồ sơ quyết toán công trình
Cách lập hồ sơ thanh quyết toán phải dựa trên những quy định của pháp luật, bao gồm rất nhiều giấy tờ, tài liệu liên quan. Những văn bản này được chia thành 2 nhóm riêng biệt, đối với chủ đầu tư và đối với đơn vị thi công. Chủ đầu tư chính là đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp về vốn, cần cung cấp mọi giấy tờ cần thiết để không bị lỗ vốn.
Những văn bản trên bao gồm bản vẽ hoàn thiện của công trình, hợp đồng ký kết giữa hai bên có chữ ký và con dấu đầy đủ. Thậm chí, các biên bản nghiệm thu, bản thiết kế sửa đổi cũng cần được trình diện giữa các bên.
Đây cũng là những tài liệu cần thiết đối với đơn vị thi công. Ngoài ra, cần bổ sung thêm hóa đơn chứng từ về vật tư xây dựng đã sử dụng, bảng thống kê, tính toán giá thành trước đó và thực tế như thế nào...
Hơn thế nữa, ngoài các tài liệu bắt buộc phải xuất trình, bạn cũng nên đề nghị đưa ra các văn bản khác liên quan đến thỏa thuận riêng của hai bên. Chính vì giữa chủ đầu tư và đơn vị thi công rất ít khi có hình thức kinh doanh giống nhau nên việc hợp tác thông qua nhiều điều kiện khác là hoàn toàn hợp lý.
Bạn cũng nên lưu ý rằng, bỏ qua các nội dung trên lý thuyết thì người lập hồ sơ thanh quyết toán phải có tính linh hoạt, chủ động để đảm bảo được quyền lợi cho mỗi bên. Điều đó sẽ góp phần giúp cho các bên có trách nhiệm thanh toán cho nhà thầu khi các công việc đã hoàn tất, kết thúc một dự án thành công và vui vẻ.
Việc xác định tổng chi phí cuối cùng của một dự án là vô cùng quan trọng để hoàn tất hợp đồng. Trên đây bài viết vừa chia sẻ cách lập hồ sơ thanh quyết toán. Hy vọng đã cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích nhất.