Milestone trong quản lý dự án là gì? - vncons.edu.vn
Như Nhất Nghệ đã đề cập trong các bài viết trước, kế hoạch dự án là bản đồ thể hiện tiến trình các các dự án thông qua các công việc, nhóm công việc, nhân sự phụ trách, lưu ý cho từng hạng mục,.... Nhắc đến kế hoạch dự án, sẽ có một thuật ngữ đi kèm là Milestone, hay còn gọi là mốc thời gian. Vậy, chính xác thì Milestone trong quản lý dự án là gì?
Milestone (Mốc thời gian) là gì?
Milestone trong quản lý dự án là gì? Milestone được xem là công cụ dùng để đánh dấu các cột mốc quan trọng của một dự án. Các mốc này là đánh dấu thời điểm bắt đầu hoặc thời điểm kết thúc của một dự án hoặc dùng để đánh dấu sự hoàn thành một công việc.
Sử dụng Milestone, bạn sẽ tập trung hơn nhiều vào những điểm quan trọng trong tiến trình dự án. Ngoài ra, Milestone còn có nhiệm vụ chia nhỏ một dự án lớn thành các phần nhỏ hơn có thể quản lý được và giúp quá trình quản lý dự án trở nên dễ dàng và khoa học hơn. Vì vậy nhìn chung, Milestone giúp ích rất nhiều trong việc lập kế hoạch.
Trong các phần mềm quản lý dự án, Milestone thường được ký hiệu bằng biểu tượng “Kim cương” trên biểu đồ Gantt (một dạng lịch trực quan thể hiện kế hoạch của dự án).
Các tính năng của Milestone
Sau khi đã biết Milestone trong quản lý dự án là gì thì nhiều người vẫn còn khá hoang mang về những tính năng của công cụ này. Dưới đây là một vài tính năng chính của Milestone được nhiều người ưa chuộng nhất.
Lập kế hoạch dễ dàng hơn
Milestone sẽ cho phép người dùng ước lượng thời gian để hoàn thành dự án một cách chính xác. Dựa trên các Milestone, người dùng có thể xác định các giai đoạn quan trọng của dự án.
Ngoài ra, như đã nói ở trên, sử dụng Milestone, người ta có thể tính toán độ chùng của dự án tốt hơn bằng cách chia nhỏ dự án để dễ kiểm soát hơn. Thay vì phải tự ghi nhớ các công đoạn và những việc phải làm, Milestone sẽ giúp bạn lập kế hoạch một cách linh hoạt và khoa học.
Theo dõi tiến trình một cách sát sao hơn
Bên cạnh việc lập kế hoạch dự án thì là Milestone còn cho phép người dùng giám sát việc thực thi các công đoạn trong dự án một cách liên tục theo thời gian thực tế. Các Milestone sẽ thể hiện được dự án đã được hoàn thành đến đâu và còn bao lâu nữa thì dự án có thể được hoàn thiện và đưa vào sử dụng.
Việc chỉ ra các giai đoạn chính của dự án sẽ rất có ích cho việc cung cấp thông tin cho khách hàng hoặc các chủ đầu tư khi họ cần biết dự án có đang đi theo đúng kế hoạch hay không. Khi cần trình bày tiến độ, bạn chỉ cần đưa cho họ xem các Milestone bạn đã hoàn thành trong tháng này hoặc các Milestone đang và sẽ được hoàn thành trong thời gian tới. Từ đó, những bên liên quan sẽ biết được rằng dự án đang theo đúng kế hoạch hay đã bị chậm trễ.
Mang đến niềm vui, sự hứng khởi và thúc đẩy sự cố gắng của tập thể
Mặc dù trên biểu đồ và các phần mềm quản lý dự án, các Milestone chỉ là các ký hiệu nho nhỏ vô tri, nhưng ý nghĩa nó mang lại là lớn hơn bạn nghĩ rất nhiều. Dựa vào Milestone, bạn và đội nhóm của mình sẽ thấy các thành tựu đã đạt được trong thời gian vừa qua. Từ đó sẽ có thêm hứng khởi và tin tưởng vào khả năng làm việc của tập thể.
Mỗi lần đạt được 1 cột mốc quan trọng nào đó, nhiều công ty thường công nhận thành tích của các cá nhân và đội nhóm bằng nhiều hình thức khác nhau. Từ đó, sẽ thúc đẩy mối quan hệ tích cực của tập thể cũng như tạo dựng được môi trường làm việc đoàn kết.
Trên đây là một số giải đáp cho câu hỏi Milestone trong quản lý dự án là gì và những gì mà nó mang đến cho người dùng. Tin chúng tôi đi, sử dụng các công cụ và phần mềm phù hợp sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.