Những vấn đề trong việc lập báo cáo quản lý dự án hiện nay
Bạn có phải là người đã từng:
- Cả đời đi làm chưa bao giờ tự tay lập báo cáo quản lý chi phí bao giờ.
- Cắm mặt lập báo cáo, dành cả thanh xuân để lập báo cáo quản lý chi phí mà lúc nào cũng bị mắng.
- Đọc một báo cáo mà không hiểu là nó đang nói về cái gì?
- Là sếp và chán ngắt vì báo cáo lúc nào cũng chậm trễ.
- Là sếp và bạn không có bất kỳ thông tin báo cáo nào về công việc của cấp dưới.
- Là sếp và bạn mất kiểm soát vì số liệu báo cáo không trung thực.
- Bạn cảm thấy mệt mỏi, cảm thấy bất công vì không được đối xử công bằng.
- Là rất nhiều các vấn đề khác mà thực sự bạn không biết nên làm thế nào để cải thiện.
Hiện nay bạn đang kiểm soát công việc thế nào?
Lập kế hoạch và làm, thế nhưng có bao giờ bạn giám sát được tiến trình hay không? Nếu không là vì sao? Có điều gì không công bằng, khó khăn trong công tác đánh giá hiệu suất công việc của những người tham gia cùng bạn hay không?
Tại sao bạn lại làm việc không hiệu quả?
Vì bạn không biết cách làm hay bạn không muốn làm? Thử hình dung nếu 22 cầu thủ trên sân đá bóng mà không có cầu môn, thử hỏi trận bóng đó sẽ nhạt nhẽo thế nào?
Tôi dám cá với bạn một điều chắc chắn rằng sẽ không có bất kỳ khán giả nào muốn xem trận đấu đó cả và chắc chắn cầu thủ cũng không muốn tham dự một trận đấu mà không có kết quả? Trong bất kỳ cuộc thi nào cũng cần có kết quả, vậy trong công việc tại sao lại không nhỉ? Trong công việc, nếu bạn không biết được kết quả mình làm thử hỏi nó sẽ chán như thế nào? Chắc là bạn đã cảm nhận được phần nào?
Thước đo kết quả
Khi bạn học ở trường, điểm số sẽ chỉ ra rằng độ hiểu biết và kiến thức của bạn trong môn học đó. Ai cũng muốn có điểm mười, và đó cũng là động lực để những người giỏi ngày càng giỏi hơn và người tệ biết mình đang ở đâu mà phấn đấu.
Vậy trong quá trình làm việc, điều gì là thước đo cho sự sáng tạo tuân thủ và kết quả cũng như sự tận tụy của bạn với công việc của bạn? Điều gì chứng minh được sự nỗ lực của bạn là được đền đáp. Phải chăng đó là những nhận xét cảm tính, không có cơ sở dẫn đến sự cào bằng, gây mất động lực phấn đấu và làm chỉ để đối phó?
Sau một dự án, sau một quá trình làm việc điều gì là bài học kinh nghiệm dành cho bạn? Liệu đó có phải là sự rời rạc về thông tin, lúc nào những việc đã cũ, đã trải qua cũng như mới hay không? Và chắc chắn rồi, bạn sẽ làm việc mà phải nhìn vào mặt Sếp, đôi khi chỉ cần nói hay là bạn được cất nhắc. Nhưng chắc chắn rằng việc này sẽ không tồn tại được lâu. Cứ như vậy “tới đâu thì tới” bạn cứ làm, không có bất kỳ một sự kiểm soát nào và bạn cũng chẳng cần.
Trong dự án Xây dựng, thường phải lập rất nhiều báo cáo:
- Báo cáo tổng thể
- Báo cáo chi tiết
- Báo cáo tiến độ
- Báo cáo chất lượng
- Báo cáo cung ứng
- Báo cáo thiết kế
- Báo cáo quản lý chi phí dự án
- Báo cáo năm
- Báo cáo tháng
- Báo cáo tuần
- Báo cáo ngày
- Báo cáo tổng công ty
- Báo cáo Dự án
- Báo cáo …….
Và còn rất nhiều nữa, đặc biệt là đối với công tác quản lý chi phí thì thực sự đây là một thảm họa. Là một nhà quản lý hoặc lãnh đạo, nếu không có báo cáo xem như bạn bị cụt tay, cụt chân hay bịt mắt, bịt tai vậy. Mặc dù trí não vẫn còn làm việc tốt, tim còn đập nhưng …. Bạn sẽ bị rơi vào vòng xoáy thông tin không “trung thực” và không “cần thiết” dẫn đến bạn rơi vào trạng thái xử lý sự vụ rất nhiều còn tâm trí đâu để có thể lo những việc “lớn”?
Xem thêm: Ebook báo cáo quản lý chi phí dự án và nhiều Ebook khác dành cho kỹ sư xây dựng