Quản Lý Chi Phí Dự Án Đầu Tư Trong Lĩnh Vực Xây Dựng
Quản lý chi phí dự án là gì?
Quản lý chi phí dự án chính là quá trình ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí để đảm bảo dự án xây dựng có thể hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép.
Lợi ích của việc quản lý chi phí dự án phù hợp bắt nguồn từ các mục tiêu chính của quản lý chi phí, bao gồm:
- Phân phối dự án theo các tiêu chí giá trị được thiết lập khi bắt đầu dự án xây dựng.
- Giám sát và ghi lại tất cả các giao dịch, thanh toán và các thay đổi liên quan đến dự án thông qua các báo cáo để nắm bắt thông tin tổng thể và điều chỉnh cho phù hợp.
- Quản lý chi phí dự án tốt chính là nỗ lực giảm chi phí kinh doanh tổng thể, đồng thời kiểm soát tốt chi phí để không vượt quá giới hạn được phê duyệt.
Quản lý chi phí dự án gồm những công việc nào?
- Ước tính chi phí: Đây là quá trình ước tính nguồn lực tài chính để thực hiện các hoạt động của dự án xây dựng.
- Lập kế hoạch ngân sách dự án: Đây là quá trình tổng hợp chi phí ước tính thực hiện các hoạt động dự án đầu tư để xây dựng kế hoạch ngân sách dự án.
- Kiểm soát chi phí dự án: Đây là quá trình theo dõi tiến độ thực hiện dự án về mặt chi phí để cập nhật đầy đủ kế hoạch ngân sách dự án. Đồng thời, quản lý những thay đổi trong kế hoạch ngân sách của dự án xây dựng đó.
Làm thế nào để đảm bảo quản lý chi phí dự án thành công?
- Đầu tiên là sự lựa chọn: Quan trọng nhất vẫn là chọn người phù hợp, giao việc đúng người, có đủ chuyên môn cũng như trách nhiệm trong công việc. Đảm bảo mọi việc đúng quy trình và kiểm soát tốt tiến độ dự án cũng như quản lý chi phí hiệu quả.
- Luôn luôn có kế hoạch: Trong quá trình làm việc luôn có một kế hoạch cụ thể rõ ràng, đi kèm với các báo cáo cụ thể. Đây là vấn đề quan trọng để bạn có thể quản lý chi phí dự án thành công. Vì thời gian chính là nhân tố bí ẩn giúp tối ưu chi phí. Bạn sẽ không tối ưu được chi phí nếu bạn không có đủ thời gian. Để có đủ thời gian, công việc nhất định phải làm đó chính là luôn có một kế hoạch trước khi thực hiện bất kỳ một hoạt động nào trong dự án.
- Có quy trình làm việc: Quy trình làm việc giúp bạn tối ưu và kiểm soát công việc cao hơn, tránh mất nhiều thời gian cho những công việc không cần thiết.
- Kiểm soát bằng các báo cáo: Việc thực hiện quản lý chi phí dự án bằng báo cáo ngày/tuần/ tháng/quý sẽ giúp bạn nắm bắt đủ thông tin cần thiết. Từ đó nắm rõ mọi việc đang diễn ra cũng như nguồn chi cho dự án.
- Hệ thống hóa quy trình làm việc: Khi có hệ thống bạn sẽ quy tụ thông tin quản trị về một chỗ để dễ dàng quản lý chi phí dự án hơn.
- Kiểm soát kết quả và đo đếm bằng con số: Hãy nói chuyện với nhau bằng kết quả, và kết quả phải đo đếm bằng con số. Không nói chung chung và định tính. Chỉ có con số mới tạo ấn tượng và sự tập trung cũng như có tính thuyết phục cao.
Các sai lầm thường gặp trong công tác quản lý chi phí dự án
Không có kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp
Nếu không có kế hoạch nghĩa là bạn đã lên kế hoạch cho sự thất bại. Trong công tác quản lý chi phí dự án nếu không lập kế hoạch thì sẽ không có cơ sở để đánh giá được hiệu quả của công tác quản lý chi phí. Không có kế hoạch cũng giống như là đá bóng mà không có cầu môn vậy, cả cầu thủ và khán giả chẳng có động lực và không có cơ hội để thể hiện. Tất cả đánh giá chỉ là cảm tính.
Nếu một kế hoạch không phù hợp với thực tiễn thì không thể quản lý được. Theo khảo sát từ rất nhiều doanh nghiệp và kể cả các chương trình đào tạo, hầu hết sẽ dùng dự toán để quản lý chi phí dự án. Điều này dẫn đến không thể quản lý được chi phí và không đánh giá được hiệu quả. Dự toán là để mang tiền về dựa trên các đầu mục sản lượng/ doanh thu còn chi phí là để quản lý dòng chi tiền ra. Vậy nên, với những đơn vị dùng dự toán để lập kế hoạch chi phí gần như là hoàn toàn không quản lý được.
Có lập kế hoạch nhưng lại không tập trung quản lý theo kế hoạch
Không có kế hoạch không thể làm được nhưng nếu có kế hoạch mà không bám sát kế hoạch thì thà không lập sẽ hay hơn. Không quản lý theo kế hoạch có nhiều nguyên nhân, có thể do không biết, có thể do không có ý thức về tầm quan trọng của nó hoặc cũng có thể do sợ kết quả. Nếu không quản lý theo kế hoạch, nghĩa là bạn không thể nào biết được hiệu quả công việc mình làm tới đâu và sẽ không có sự phản hồi để rút kinh nghiệm cho bản thân và doanh nghiệp.
Không xem trọng thật sự
Khi hỏi bất kỳ một kỹ sư xây dựng nào về điều họ quan tâm nhất khi tham gia hoạt động quản lý xây dựng bạn có thể nhận câu trả lời là: Chất lượng, tiến độ hoặc một vài khía cạnh khác, hiếm khi kết luận là chi phí. Có thể vì nó khó hoặc có thể vì họ không được hoặc chưa được giao nhiệm vụ. Thế nhưng, nếu một người làm công tác quản lý thi công mà không ý thức được tầm quan trọng của quản lý chi phí thì sẽ có những hậu quả rất nặng nề.
Thiếu kiến thức
Một trong những khó khăn đầu tiên là thiếu kiến thức về quản lý chi phí dự án và quản lý tài chính dự án. Trong tất cả cái thiếu thì cái làm người ta khổ sở nhất là thiếu kiến thức. Có thể do không được đào tạo hoặc không chịu học, nếu ở Việt Nam bạn sẽ khó tìm ra một trung tâm hay chương trình nào có thể đào tạo về kiến thức này.
Nghĩ ngắn hạn
Một trong những lý do khiến người ta phải trả giá đắt và loay hoay trong bất kỳ lĩnh vực nào đó là suy nghĩ ngắn hạn. Biết rằng quản lý chi phí dự án quan trọng nhưng lại không chịu đầu tư học tập, không tập trung nên khó quản lý. Biết rằng quản lý chi phí quan trọng nhưng vì lợi ích trước mắt nên không chịu mất mát nhỏ, từ đó dẫn đến dự án không đạt chất lượng, dự án không an toàn, không đúng tiến độ, gặp sự cố…
Dù có bất kỳ vấn đề gì trong dự án thì sự mất mát cuối cùng chính là số tiền bạn phải bỏ ra để sửa chữa những sai lầm đó. Vậy nên, khi suy nghĩ ngắn hạn, bạn thường tìm cách để hoàn thành công việc của bạn nhưng không mang lại lợi ích cho cho người thừa hưởng hoặc cho doanh nghiệp mà bạn đang công tác.
Không đo đếm bằng con số
Cái gì không đo đếm được thì không quản lý được, tất cả phải được định lượng cụ thể bằng con số. Mà con số thì không có con số nào thú vị và ấn tượng hơn là số tiền bạn đạt được hoặc bị mất đi. Nếu biết rằng không tuân thủ chất lượng, tiến độ, an toàn lao động hoặc hợp đồng sẽ mất uy tín, sẽ mất bao nhiêu tiền trong tương lai thì chắc chắn tư duy về quản lý sẽ khác nhiều. Hầu hết người ta ít quan tâm các tiêu chí trên chỉ vì không biết là sẽ mất gì và mất bao nhiêu?
Không biết cách tổ chức dữ liệu
Chúng ta có một đội hình rất mạnh nhưng “mạnh ai người đó làm”, đây là câu nói vui mà Sếp tôi khi nói về cách tổ chức công việc và dữ liệu trong các công ty hoặc các dự án. Một trong những vấn đề lớn ở đây là công tác tổ chức dữ liệu kém dẫn đến thiếu sự liên kết và nhất quán trong quá trình phối hợp cùng làm việc. Điều này gây ra rất nhiều sự lãng phí trong công tác tổ chức nguồn lực.
Thường xuyên có được những số liệu cần thiết để ra quyết định phối hợp tốt giữa các cá nhân và bộ phận trong dự án Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, nhất định phải làm tốt công tác tổ chức và quản lý dữ liệu.
Không có hệ thống – quy trình quản lý
Có quy trình sẽ giết chết sự sáng tạo, nhưng nếu không có quy trình thì sẽ không có chuẩn mực, không có quy trình thì sẽ không có cơ hội cải tiến. Làm việc không có quy trình là làm việc theo phong cách của sự tùy tiện, lười biếng và nó được gọi với cái tên mỹ miều “linh động”. Linh động là tốt, thế nhưng cái gì cũng linh động thì chắc chắn sẽ mang lại thiệt hại nhiều hơn.
Không chịu thay đổi
Albert Einstein đã từng nói: “Thật ngu ngốc khi lặp đi lặp lại hành động cũ và đòi kết quả mới”. Bạn không thể cứ làm 1 công việc ngày này qua ngày khác theo cách cũ mà lại mong chờ các kết quả khác nhau. Hay nói cách khác, bạn không thể duy trì mãi tư duy cũ để mong kết quả mới. Thế nhưng thực trạng về cách quản lý của công tác quản lý chi phí dự án lại không có nhiều thay đổi qua nhiều năm và họ vẫn mong có kết quả tốt hơn.
Kết luận
Thành công hay thất bại khi tiếp nhận một dự án mới phụ thuộc vào hiệu quả các nỗ lực quản lý dự án của bạn – và quan trọng nhất trong số đó là quản lý chi phí dự án. Hãy cố gắng học hỏi các kỹ năng cần thiết về cách quản lí chi phí một dự án để đạt hiệu quả cao trong công việc.