Quy trình quản lý hợp đồng có những nội dung quan trọng nào?
Quản lý hợp đồng là một công việc không hề dễ dàng đối với những người chịu trách nhiệm quản lý. Việc tìm hiểu kỹ quy trình quản lý hợp đồng sẽ tạo cơ hội cho các đơn vị thực hiện đúng với những quy định đã được đề ra trong hợp đồng, qua đó có thể giảm thiểu các thiệt hại có thể phát sinh do tranh chấp hay thất lạc, hư hỏng… Dưới đây là một số nội dung quan trọng của quy trình quản lý hợp đồng mà bạn cần phải nắm được.
Người quản lý hợp đồng xây dựng
Đây là một nội dung không thể thiếu trong quy trình quản lý hợp đồng. Ở mục này, công ty cần phải chỉ định cụ thể đích danh người quản lý hợp đồng là ai.
Một hợp đồng đảm bảo chất lượng sẽ có nhiều phân đoạn như ký kết (dự thảo, thỏa thuận, ký), quản lý (thanh toán, tuân thủ, giao nhận, thi hành) và thanh lý hợp đồng.
Trong đó, mỗi một phân đoạn đều cần có người đứng ra quản lý hoặc một người theo dõi và quản lý duy nhất từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Theo dấu vết của văn bản
Theo quy trình quản lý hợp đồng, trước khi tiến hành ký kết bất kỳ một hợp đồng nào, bạn cần phải biết đây là loại hợp đồng gì và nó có liên quan đến những bộ phận nào? Thẩm quyền ký kết loại hợp đồng này ra sao? Bộ phận nào sẽ tiến hành xét duyệt lại hợp đồng?
Đâu là nơi lưu trữ hợp đồng sau khi thực hiện? Ai sẽ là người quản lý những loại hợp đồng này? Nếu có thể nắm rõ câu trả lời của những câu hỏi trên một cách chính xác và cặn kẽ thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ hiểu được công ty mà bạn làm việc sẽ quản lý hợp đồng như thế nào cho hiệu quả.
Sao chép và lưu trữ hợp đồng
Với những công việc có liên quan đến văn bản, giấy tờ thì việc thất lạc hay hư hỏng là hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, việc sao chép hợp đồng gốc thành nhiều bản copy khác nhau sẽ hiệu quả và tốt hơn việc lưu trữ ở hai nơi khác nhau. Để chuyển một văn bản sang dạng điện tử thì giải pháp hữu ích nhất chính là scan và lưu trữ trong máy tính.
Bên cạnh đó, một biện pháp hữu hiệu nữa để làm giảm nguy cơ thất lạc chính là tạo ra thật nhiều bản lưu trữ. Hiện nay, rất nhiều công ty thường “rải” các bản sao hợp đồng đến những phòng ban khác nhau.
Mục đích của việc làm này là nhằm giảm thiểu rủi ro hợp đồng bị mất hoặc hư hỏng (trừ khi tất cả các bản hợp đồng đều được lưu trữ ở cùng một địa điểm và nơi đó không may bị phá huỷ).
Thẩm quyền và ký kết trong hợp đồng
Có thể nói, quy trình sao lưu vẫn chưa đảm bảo một quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng đạt hiệu quả cao. Bằng chứng là vẫn còn nhiều vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến công ty bạn.
Lấy ví dụ điển hình đó là thẩm quyền ký kết. Nhiều công ty vẫn còn lúng túng trong việc xác định thẩm quyền ký kết và thỉnh thoảng một người không đủ quyền hạn vẫn tự ý ký kết vào bản hợp đồng.
Điều này sẽ vô tình trói buộc công ty bạn vào một thỏa thuận kinh doanh không có đầy đủ cơ sở pháp lý, thậm chí là có thể xảy ra trường hợp hợp đồng bị tuyên bố vô hiệu khi xảy ra tranh chấp. Do đó, các công ty cần phải chú trọng nhiều hơn đối với quy trình quản lý hợp đồng.
Bên cạnh đó còn phải quy định cấp bậc nào mới có thẩm quyền thay mặt công ty ký kết hợp đồng loại nào (được biết, một hợp đồng có thể có nhiều người khác nhau có thẩm quyền ký kết tuỳ thuộc và giá trị của loại hợp đồng đó).
Thông qua bài biết trên, chúng tôi mong rằng bạn có thể nắm được những nội dung quan trọng có trong quy trình quản lý hợp đồng. Một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả đóng vai trò như một tấm bản đồ vạch ra những đường đi hợp lý nhất trong việc thực hiện và quản lý tất cả các loại hợp đồng, nhờ đó có thể bảo đảm được sự ổn định trong hoạt động kinh doanh của công ty bạn.