Theo cách của bạn, có phải bạn đang rất vất vả trong quản lý thanh toán cho các nhà thầu đúng không?
Cứ mỗi lần đến ngày 15 và 30 hàng tháng là những ngày áp lực đè nặng lên vai tôi, dù sao cũng đỡ hơn lúc quyết toán. Lúc này mới thực sự là áp lực.
Toàn những dự án lớn, mỗi kỳ thanh toán từ 30-50 nhà thầu tổ đội, dự án thì chỉ có 1 mình mình thực hiện. Những lúc như thế, tôi nghĩ “Hay là nghỉ quách cho xong, áp lực quá”. Nhiều khi muốn thay đổi công ty hay dự án cũng vì những lý do tương tự.
Bạn có đang giống tôi cách đây 5-7 năm không? Nếu đúng như vậy thì là điều bình thường nhưng bạn đã chọn cách vượt qua nó bằng cách nào?
- Làm cho xong, cầu trời khấn Phật không bị sai
- Bỏ cuộc, xin đi dự án mới, công ty mới
- Muốn bỏ hết làm lại từ đầu
- Bỏ thời gian nghiên cứu để sửa những cái “ngu” thành cái tốt.
Có lúc tôi chọn 1, có lúc 2, có lúc 3 và rồi cũng đến lúc tôi chọn 4.
Khi chọn việc bỏ thời gian nghiên cứu tối ưu phương pháp quản lý, tôi phát hiện ra mình chỉ có số sai lầm như sau:
- Không biết cách tổ chức dữ liệu
- Không hướng dẫn cho các Anh em giám sát cùng làm
- Đưa vào quá nhiều thông tin không cần thiết
- Đôi khi không tuân thủ quy trình
- Không thực sự phân biệt được đâu là phần mà mất nhiều thời gian nhất có thể cải tiến được.
- Thanh toán ẩu, qua loa chỉ mong “lọt kẻ”
Khi biết được những điều này, ngay lập tức tôi bắt đầu tổ chức lại mọi thứ.
Thứ nhất tôi phát hiện ra: Công tác quản lý khối lượng có vấn đề.
Rõ ràng rằng, thời gian mình mất vào đây nhiều nhất và vì nó có mối quan hệ với rất nhiều giai đoạn mà mình lại rất lơ là. Thậm chí xem nhẹ nó, dẫn đến khi giải trình hoặc quản lý gặp rất nhiều khó khăn.
Thứ 2- Tổ chức dữ liệu: Thường thì khi làm tới đâu tôi biết đến đó, không có công tác tổng hợp theo dõi thường xuyên dẫn đến khi có sự cố hoặc cần báo cáo tôi mất rất nhiều thời gian để có thể so sánh giữa: Thanh toán A, Thanh toán B, Thực hiện thực tế, Nghiệm Thu, Ngân sách, Hợp đồng, Vật tư … điều này làm tôi tối tăm mặt mày mỗi khi Sếp hỏi tới.
Thứ 3 - Kiên quyết làm theo quy trình: Có 1 số trường hợp có thể chấp nhận nhưng tôi phát hiện ra rằng nếu cứ chấp nhận sẽ trở thành tiền lệ xấu. Bên cạnh đó, chỉ cần lưu ý rằng: “Chỗ nào có vấn đề là do 2 yếu tố hoặc là quy trình - hoặc là con người” thì sẽ có cách giải quyết.
Thứ 4 - từ khóa quan trọng: Suốt nhiều năm là người trực tiếp thực hiện công tác thanh toán và quản lý từ khóa quan trọng nhất tôi rút ra được là “Lũy kế”.
- Highlight bản vẽ: Lũy kế
- Quản lý khối lượng: Lũy kế
- Quản lý giá trị hợp đồng: Lũy kế
- Quản lý thanh toán: Lũy kế
- Quản lý vật tư: Lũy kế
Nếu bạn đã thấm nhuần từ LŨY KẾ thì nhất định bạn có thể tự động hóa được công tác quản lý của bạn tối thiểu là 30% công việc.
Nếu bạn vẫn chưa thực sự hiểu, hay vẫn chưa biết áp dụng thì thực sự quá phí, trong khi có 1 cách làm hiệu quả hơn mà mình chưa biết.
Tôi muốn tặng cho bạn 1 file quản lý khối lượng theo phương pháp tôi đã chia sẻ mà với cách này bạn hoàn toàn có thể làm được 1 phần các nội dung tôi đã đề cập ở trên. Đặc biệt là tư duy về tổ chức dữ liệu và sự tiện lợi.
Khi sẵn sàng nhận, hãy điền thông tin vào Nút đăng ký bên dưới chúng tôi sẽ gửi Video hướng dẫn và form mẫu cho bạn
