Nguyên tắc đối với quy trình kiểm soát thông tin dự án

Kiểm soát thông tin dự án là quy trình rất cần thiết nếu muốn điều hành tốt một dự án nào đó. Quy trình kiểm soát thông tin dự án cũng có những nguyên tắc riêng của nó đòi hỏi người làm công tác này phải tuân theo. Những nguyên tắc đó là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết ngay sau đây để biết câu trả lời nhé!

Kiểm soát thông tin dự án là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu các nguyên tắc đối với quy trình kiểm soát thông tin dự án, bạn phải hiểu khái niệm kiểm soát thông tin dự án là gì.

Kiểm soát thông tin dự án (tên Tiếng Anh là Information Control), là công việc theo dõi và đánh giá dòng thông tin trong suốt thời gian hoạt động của dự án. Việc này giúp đảm bảo thông tin và đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng có liên quan với dự án. Nguồn thông tin nếu được kiểm soát tốt, nhóm dự án sẽ tối ưu hóa được nguồn thông tin mà những người yêu cầu và truyền tải cho họ vào bất kỳ lúc nào.

Nguyên tắc đối với quy trình kiểm soát thông tin dự án

Đối với một công việc quan trọng như kiểm soát dự án thì đòi hỏi những thành viên hay tổ chức thực hiện công việc này phải tuân thủ một số nguyên tắc thì quy trình kiểm soát thông tin dự án mới được đảm bảo.

Việc truyền tải thông tin của dự án phải phù hợp với thông tin và nhu cầu giao tiếp của các đối tượng hữu quan thuộc dự án

Các nhu cầu này phần lớn đều phải phụ thuộc vào cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nói riêng và bộ máy quản trị nói chung. Mặt khác, nhu cầu truyền tải thông tin còn phải phụ thuộc vào phẩm chất cũng như  tính cách cá nhân của người nhận thông tin.

Những thông tin quan trọng cần phải được truyền tải đúng thời điểm

Những thông tin có thể gây ảnh hưởng tiêu cực hoặc tích cực tới sản phẩm hoặc hiệu suất thực hiện công việc chuyển giao của dự án đều được hiểu là những thông tin quan trọng của quy trình kiểm soát thông tin dự án.

Chẳng hạn như thông tin về sự chậm trễ của các nhà cung ứng vật tư cho một hạng mục hay một dự án quan trọng nào đó thì phải nhanh chóng tiến hành báo cáo tới quản trị dự án để có thể tìm ra biện pháp khắc phục một cách sớm nhất. Nếu không, sự chậm trễ này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công của hạng mục, kế đó là các đối tượng hữu quan có liên quan đến hạng mục của dự án.

Để dễ dàng hơn trong việc nắm rõ tình hình, việc báo cáo này có thể thực hiện thông qua việc gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp để thảo luận và đưa ra các phương pháp giải quyết.

Số lượng đầu mối trao đổi thông tin phải được tối ưu hóa 

Đây là nguyên tắc thứ 3 của quy trình kiểm soát thông tin dự án. Đầu tiên bạn nên hiểu, số lượng đầu mối thông tin của dự án có mối quan hệ hàm số với số người, số nhóm cũng có liên quan tới việc thực hiện dự án. Nhóm của dự án cũng cần phải thiết lập và chuẩn bị một số nội dung sau đây:

• Tổng hợp những thông tin cần phải truyền tải, bao gồm cả phần nội dung, định dạng và mức độ chi tiết.
• Các yêu cầu về thông tin của các đối tượng hữu quan.
• Đưa ra một số phương pháp truyền tải thông tin.
• Chuẩn bị người thu thập thông tin, người cần thông tin và và người trích xuất thông tin.
• Tần suất báo cáo thông tin.
• Danh mục gồm các thuật ngữ được sử dụng trong dự án.
• Các thủ tục giải quyết các vấn đề.

Nhìn chung, những nội dung thuộc quy trình kiểm soát thông tin dự án có thể được kiểm soát thông qua hệ thống quản trị thông tin điện tử của các tổ chức, doanh nghiệp. Tại đây, các thông tin sẽ được lưu trữ, trích xuất và phát theo  yêu cầu của các đối tượng hữu quan.

Trên đây là những chia sẻ về nguyên tắc đối với quy trình kiểm soát thông tin dự án. Hy vọng bạn đọc sẽ nắm rõ và tuân thủ tốt những nguyên tắc này trong quá trình kiểm soát thông tin của dự án.