Công tác lên kế hoạch quản lý thông tin gồm những gì?

Nhằm mục đích đảm bảo được hiệu quả trong quá trình triển khai các dự án, việc lên kế hoạch quản lý thông tin là yêu cầu bắt buộc đối với các QS. Nếu là bạn đang làm công việc của một QS thì phải biết cách lên kế hoạch quản lý thông tin cho dự án một cách đầy đủ. 

Trong bài viết hôm nay, cơ sở đào tạo kỹ sư QS Nhất Nghệ sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề trên. Cùng tìm hiểu nhé!

Công tác lên kế hoạch quản lý thông tin là gì?

Quản lý thông tin là khái niệm chung bao gồm việc lên kế hoạch quản lý thông tin, tổ chức, kiểm soát, xử lý, đánh giá và báo cáo các hoạt động thông tin. Khái niệm này cho phép thông tin được trình bày cho một nhóm người hay một tổ chức nào đó một cách chính xác. 

Thông tin của hồ sơ đấu thầu

Sau khi được phòng dự thầu giao cho thông tin hồ sơ dự án từ, bạn cần phải xem và kiểm tra lại toàn bộ các nội dung dưới đây:  

• Các câu hỏi để làm rõ hồ sơ dự thầu.  
• Bản vẽ của dự án. 
• BOQ.  
• Biện pháp thi công dự án. 
• Danh mục vật tư cần thiết.
• Danh sách các thầu phụ cùng đồng hành trong dự án.

Thông tin của hợp đồng chính với CĐT  

• Phạm vi công việc.
• Điều kiện chủ yếu của hợp đồng. 
• Điều kiện riêng của hợp đồng.  
• Các tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Những mốc tiến độ chính.
• Điều kiện thanh toán hợp đồng.  
• Các mâu thuẫn có trong hợp đồng. 
• Các thay đổi thường gặp so với hồ sơ đấu thầu. 

Sau đây là một số nội dung chính có trong hợp đồng mà bạn không thể thiếu sót khi lập kế hoạch quản lý thông tin: quy trình và thời hạn phê duyệt hồ sơ, thời hạn thanh toán, trách nhiệm giữa các bên có liên quan…

Thông tin triển khai dự án

• Công tác chuẩn bị và quy trình quản lý thông tin.
• Công văn đến và đi.
• Thông tin của cuộc họp.  
• Các báo cáo của dự án.  
• Biện pháp thi công xây dựng.  
• Bản vẽ - For Construction.

Thông tin về việc quản lý cung ứng  

• Quản lý sự thay đổi và phát sinh  
• Hồ sơ chất lượng của công trình  
• Quản lý hồ sơ thanh toán dự án.  

Thông tin kết thúc dự án 

• Hồ sơ hoàn công.
• Hồ sơ quyết toán.
• Danh mục các vật tư bảo hành hoặc bảo trì.
• Khối lượng của các vật tư bảo hành hoặc bảo trì  
• Quy trình bảo hành và bảo trì. 

Thông tin hồ sơ pháp lý của dự án thi công

Hồ sơ pháp lý chính là thứ đóng vai trò cực kỳ quan trọng và không thể thiếu đối với kế hoạch quản lý thông tin dự án. Nó bao gồm:

• Hợp đồng – LOA. 
• Quyết định phê duyệt dự án.
• Tiến độ thi công (cần đặc biệt chú ý các milestone).   
• Văn bản chấp thuận về chỉ giới xây dựng dự án.  
• Quyết định phê duyệt về kết quả đấu thầu.
• Giấy phép thi công xây dựng.  
• Thông báo trúng thầu và khởi công. 
• Quyết định cử đại diện của đơn vị có liên quan.  
• Giấy phép cho PCCC.  
• Bảo hiểm cho bên thứ ba. 
• Bảo hiểm dành cho công trình.  
• Bảo hiểm MMTB, công nhân.
• Bản vẽ for construction.   
• Thống nhất các danh mục tiêu chuẩn được áp dụng cho dự án.  
• Thông báo bàn giao mặt bằng.  
• Báo cáo khảo sát địa chất của công trình. 
• Các đặc tính kỹ thuật.  
• Hồ sơ thẩm tra thiết kế kỹ thuật công trình. 

Thông tin quy trình áp dụng chỉ dành cho dự án 

• Quy trình kiểm soát hồ sơ ( thời gian phê duyệt, đánh số, giao nhận, …) 
• Quy trình quản lý thông tin dự án và giao nhận hồ sơ.
• Quy trình nghiệm thu công việc thi công.
• Quy trình nghiệm thu các vật liệu đầu vào. 
• Quy trình phản hồi báo cáo, thư, RFI. 
• Quy trình phê duyệt biện pháp thi công.  
• Quy trình phê duyệt các mẫu vật tư. 
• Quy trình phê duyệt bản vẽ shopdrawing.  
• Quy trình xử lý NCR.  
• Quy trình xử lý các yêu cầu hiện trường (Site -  instruction).  
• Quy trình phê duyệt và tính toán hồ sơ thanh toán.  
• Quy trình lập và xử lý các phát sinh. 
• Quy trình lập và phê duyệt hồ sơ EOT.

Với những thông tin mà Nhất Nghệ vừa cung cấp ở trên, chúng tôi hy vọng bạn có thể tự tin lên kế hoạch quản lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất. Nhất Nghệ chúc bạn thành công!