Tìm hiểu những điều cần biết về hồ sơ quyết toán

Hồ sơ quyết toán là một trong những tài liệu vô cùng quan trọng, không thể thiếu mỗi khi hoàn thiện dự án. Vậy bạn có thật sự hiểu rõ về bộ văn bản này hay không? Nếu quan tâm, hãy tham khảo ngay bài viết này. Những thông tin về hồ sơ quyết toán sẽ được chia sẻ tất tần tật. Cùng tìm hiểu nhé! 

Hồ sơ quyết toán bao gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ vào các nghị định của pháp luật, cũng như những thỏa thuận đã ký kết giữa các bên đối tác, nội dung của hồ sơ quyết toán bao gồm những tài liệu như bản vẽ và nhật ký thi công công trình. Bên cạnh đó, các biên bản nghiệm thu có chữ ký của cấp trên cũng cần được bổ sung nhanh chóng và kịp thời.

Không chỉ vậy, người kê khai hồ sơ buộc phải cung cấp bảng tính giá trị quyết toán, nêu rõ giá trị và số lượng công việc đã hoàn thành theo hợp đồng, các chi phí phát sinh khác nếu có.

Thông thường, nhà thầu và chủ đầu tư ít khi có hình thức kinh doanh giống nhau nên để giải quyết vấn đề này, nhiều bản thỏa thuận riêng đã được ký kết. Tuy không nằm trong điều kiện bắt buộc nhưng việc thêm vào các văn bản này sẽ đảm bảo tính trung thực và rõ ràng hơn.

Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng

Đối với chủ đầu tư, bạn hãy chuẩn bị bản vẽ và dự toán công trình, các chi phí chênh lệch sau khi thi công trong thực tế. Ngoài ra, hợp đồng thanh lý, nghiệm thu về thiết kế, các hóa đơn đều phải có chứng từ và nguồn gốc chính xác, có con dấu đầy đủ. Biên bản ghi nhận khối lượng các vật tư thiết bị công trình cũng cần được cung cấp trong bộ hồ sơ.

Mặt khác, với đơn vị thi công cũng cần bản vẽ công trình, biên bản nghiệm thu có từng phần mục chi tiết, thể hiện những thông tin cần thiết về chủ đầu tư, chủ đơn vị thi công và đơn vị giám sát.

Hồ sơ quyết toán còn cần bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình, một số vấn đề về xử lý phát sinh bất ngờ nếu có. Bạn cũng nên thêm vào bảng tính giá, hóa đơn đầu ra liên quan đến vật tư, chi phí, lương bổng của nhân công để dễ dàng tổng hợp và theo dõi.

Quy trình triển khai và lập hồ sơ quyết toán xây dựng

Để có thể lập được một bộ hồ sơ khoa học, rõ ràng nhưng không quá dài dòng, lan man, người làm phải lưu ý các trình tự như sau:

Tính toán khối lượng thực tế

Trước khi thi công dự án, trong bản kế hoạch đã đề cập đến kinh phí dự trù, làm căn cứ và tiêu chuẩn cho việc sử dụng sau này. Tuy nhiên, khối lượng thực tế có thể chênh lệch ít nhiều so với trước đó, dựa vào chi phí của thị trường hiện tại để tính tiền vật tư, máy móc, nhân công,...

Hướng dẫn về lập dự toán và quy định hệ số điều chỉnh

Căn cứ vào những thông báo về chi phí tại thời điểm làm quyết toán và sự thay đổi so với hiện tại mà bạn có thể nhân thêm hệ số thích hợp. Bên phía chủ đầu tư và nhà thầu cần có sự trao đổi và thống nhất với nhau, đưa ra phương án thích hợp nhất để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Cần xác định được tổng số vốn thực tế đã đầu tư, trong đó tính cả nguồn tài chính trong quá trình chuẩn bị.

Hơn thế nữa, xác định các khoản đầu tư về thiệt hại từ ảnh hưởng của môi trường như thiên tai, dịch bệnh cũng là điều bắt buộc phải thực hiện. Bạn cũng nên xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tư, giá trị tài sản vốn có và tài sản được chuyển nhượng...

Những văn bản tài liệu này sẽ có tác động rất lớn, quyết định sự thành bại của dự án. Chính vì vậy, tùy thuộc vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp mà bạn hãy lựa chọn xây dựng và triển khai hồ sơ sao cho phù hợp với pháp luật và yêu cầu của đối tác.

Đối với cách công trình xây dựng, hồ sơ quyết toán là yếu tố không thể thiếu. Hy vọng những thông tin chia sẻ từ bài viết sẽ giúp ai quan tâm có thêm những kiến thức hữu ích. Hãy tìm hiểu kĩ mọi thông tin để đảm bảo mọi quy trình đạt chuẩn nhé!