Khi bạn tăng năng suất làm việc của mình lên gấp đôi, thì khả năng tăng lương của bạn lên bao nhiêu %?
Bạn có câu trả lời chưa? Bạn nghĩ rằng có thể tăng lên gấp rưỡi đúng không?
Nhưng nếu tăng năng suất công việc lên gấp 10 thì sao?
Chà, khó trả lời đây, thôi tăng lương gấp đôi thì cũng đã hời vì thực ra khi bạn tăng năng suất công việc của mình nghĩa là bạn có thời gian để làm nhiều việc hơn phục vụ cho sự nghiệp của mình đúng không?
Vậy làm thế nào để tăng năng suất lên gấp 10 đây?
Có 2 thứ quan trọng mà nhất định bạn phải học để có được điều này: Thứ nhất là tư duy và thứ 2 là công cụ.
Cách đây vài năm, khi thấy cậu Kỹ sư đang lúi húi lập 1 bảng tổng hợp các gói thầu cho dự án, tôi đứng phía sau và hỏi
- “Em làm gì vậy?”
- Cậu đáp: “Dạ em đang tổng hợp số liệu mà Dự toán tới cả ngàn dòng nên chắc mất khoảng vài ngày, làm cái việc này chán quá Anh.”
- Tôi hỏi tiếp “Nếu tôi giúp em trong 1 giờ có thể tổng hợp được thì em trả tôi gì đây?”
- Cậu đáp “Dạ 1 chầu nhậu 2 ngày lương”.
Tôi bắt đầu thao tác và chỉ sau 2 phút. Cậu nói như reo lên “Oh, dễ thế mà em nghĩ không ra. Sao không ai dạy cho em cái này Anh nhỉ?” tôi cười, và cậu mất 1 chầu cafe. Kể từ đó cậu kè kè bên tôi, gặp gì cũng hỏi “Có cách nào làm nhanh hơn không Anh?” Sau 1 năm gặp lại, cậu đã là quản lý của 1 Công ty với mức lương gấp đôi so với năm trước.
Vậy tôi đã làm gì với cậu ấy?
- Thứ nhất - Biết mình muốn gì: Nghe rất buồn cười nhưng nếu bạn là người chuyên nghiệp bạn sẽ bắt đầu với việc tạo ra 1 bảng báo cáo trước khi tiến hành. Vì sao? Báo cáo giống như là đích đến vậy, nếu bạn biết mình muốn cái gì thì bạn sẽ biết cách tạo ra dữ liệu tương ứng khi bắt đầu hoặc điều chỉnh trong quá trình triển khai.
- Thứ hai - Tổ chức dữ liệu: làm gì cũng được nhưng nhất định phải có tư tưởng và luôn đặt câu hỏi “Có cách nào làm nhanh hơn không?” khi bạn làm bất kỳ việc gì? Tư duy ở đây nghĩa là: Những cái gì giống nhau thì không làm nhiều lần. Thiết kế tổ chức dữ liệu để đảm bảo rằng chỉ cần bấm nút là có ngay kết quả, đồng thời phải sử dụng được nhiều lần, nhiều giai đoạn
- Thứ ba - sử dụng công cụ để gia tăng năng suất công việc: Excel, google sheet, cad, Ms Project tất cả các phần mềm hoặc tool này đều có những ưu điểm rất đặc biệt, bạn phải học cách để gia tăng năng suất công việc của mình
- Thứ 4 - Quy trình hóa: Nếu làm việc không có quy trình thì bạn sẽ chẳng có cách nào có thể ghi nhận và rút kinh nghiệm các việc đã làm. Hãy quy trình hóa tất cả mọi thứ để chuẩn hóa công việc và có được cách làm nhanh nhất.
- Thứ 5 - Tối ưu hóa hãy kiểm tra lại tất cả các quy trình công việc, xem việc đang mất nhiều thời gian nhất và tìm cách tối ưu hóa công việc đó theo quy luật 20/80
- Thứ 6 - Đơn giản hóa, không phải tất cả các công việc bạn đang làm đều thực sự cần thiết. Hãy liệt kê ra tất cả các công việc theo quy trình, nếu phần nào thực sự không quan trọng bạn có thể bỏ ra khỏi nội dung cần phải làm để đơn giản hóa công việc. ĐỈNH CAO CỦA SÁNG TẠO LÀ ĐƠN GIẢN
- Thứ 7 - Tự động hóa công việc: Cái gì lặp đi, lặp lại thì bạn phải nghĩ đến phương án tối ưu bằng cách sử dụng các công cụ để tự động hóa nó đi. Lưu ý, trước khi tự động hóa bạn nhất định phải: Đơn giản, tối ưu và lập được quy trình làm việc cho nó.
Xem thêm: Khoá huấn luyện tự động hoá quản lý chi phí
Một trong những kiến thức quan trọng nữa mà bạn cần đó chính là biết cách phân tích cấu trúc công việc trong dự án WBS - Work Breakdown Structure. Đối với 1 dự án thì dự toán là điểm đầu cho tất cả mọi việc tiếp theo đó là: Ngân sách, hợp đồng, cung ứng, vật tư, thanh toán A&B, quyết toán, tiến độ …. vậy nên công việc phân tích cấu trúc công việc WBS là công việc cực kỳ quan trọng mà bất kỳ nhà quản lý giỏi nào cũng cần phải biết.
Khi làm theo hướng dẫn trên tôi tin bạn không chỉ tăng năng suất gấp 5 mà thậm chí có thể gấp 10 lần theo cách làm thủ công hiện đại mà không cần phải mất đồng bạc nào.
Nếu bạn cần 1 hướng dẫn về cách phân tích WBS và ý nghĩa của nó bạn có thể tải về theo đường dẫn:
