Tìm hiểu về hồ sơ EOT và cách lập hồ sơ EOT

Đối với mỗi loại hợp đồng dùng trong lĩnh vực xây dựng, thời gian hoàn thành công việc cũng như việc chuẩn bị các yêu cầu để gia hạn thời gian hoàn thành công trình đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Do đó, hiểu được hồ sơ EOT là gì và biết cách lập hồ sơ EOT đúng tiêu chuẩn là điều kiện bắt buộc đối với một kỹ sư xây dựng.

Hồ sơ EOT là gì?

EOT là tên viết tắt của Extension of Time (có nghĩa là hạn thời gian hoàn thành công trình). Nói cách khác, hồ sơ EOT đề cập tới 2 yếu tố:

• Time: Tổng thời gian cần phải kéo dài với mục đích hoàn thành dự án.

• Cost: Tất cả mọi khoản chi phí có ảnh hưởng do việc kéo dài thời gian thi công và nó sẽ được tính cụ thể theo từng trường hợp.
   

  

Làm sao để nhận dạng hồ sơ EOT?

Trước khi tìm hiểu cách lập hồ sơ EOT, bạn cần phải biết làm thế nào để nhận dạng hồ sơ EOT. Cụ thể, hồ sơ EOT thường được xác định thông qua việc kéo dài thời gian thi công và phát sinh thêm chi phí mà không do lỗi của nhà thầu. Một số nguyên nhân chủ yếu thường gặp là:

• Do bàn giao mặt bằng chậm

• Bản vẽ được ban hành chậm: For construction, thiết kế,...

• Xuất hiện một số phát sinh hoặc điều hay đổi từ phía đại diện CĐT: Bản vẽ, biện pháp thi công, chủng loại vật tư,…

• Các loại hồ sơ như trình mẫu, bản vẽ shopdrawing, thư, biện pháp thi công, các câu hỏi của nhà thầu (RFI), thanh toán,... được phê duyệt chậm

• Xảy ra các trường hợp bất khả kháng hay do thời tiết xấu (nếu có)

• Công trình phải tạm ngưng thi công do lỗi của CĐT

• Tiến độ bị chậm trễ bởi NCS/DC

• Công tác nghiệm thu và bàn giao để đưa vào sử dụng được tiến hành chậm

• Nằm trên đường gantt của dự án, nếu không chỉ tính được chi phí

Quy trình lập hồ sơ EOT

Theo Nhất Nghệ tìm hiểu, quy trình lập hồ sơ EOT gồm 4 bước cơ bản:

1. Nhận dạng hồ sơ EOT 

2. Phản hồi cho phía đại diện CĐT về sự ảnh hưởng đến tiến độ cũng như chi phí của dự án xây dựng (có thể gửi bằng công văn, email hoặc thông qua các nội dung trong cuộc họp)

3. Tổng hợp các hồ sơ liên quan đến sự kiện EOT, điển hình như:

• Các loại văn bản, tài liệu (có hồ sơ xác nhận thời gian chuyển giao)

• Nhật ký tại công trường

• Các đại diện CĐT với BBH 

• Các văn bản phản hồi từ phía đại diện CĐT

• Hồ sơ thể hiện tiến độ thi công: Tổng, tuần, tháng,...

• Các tiến độ phối hợp và các biên bản tại hiện trường

• Tất cả những hình ảnh có liên quan

• Các văn bản yêu cầu từ phía đại diện CĐT

• Những chứng cứ khác của các nhà thầu liên quan

• Thư thông báo, cảnh báo của nhà thầu về hồ sơ EOT

• Bảng theo dõi trình duyệt hồ sơ

4. Đệ trình hồ sơ, theo dõi và đốc thúc phê duyệt là bước cuối cùng của quy trình lập hồ sơ EOT

Một số yêu cầu đối với việc lập hồ sơ EOT

Khi tiến hành lập hồ sơ EOT, có một số yêu cầu mà bạn bắt buộc phải tuân theo:

• Sự kiện EOT chỉ có thể được gia hạn thời gian hoàn thành nếu nó nằm trên đường gantt

• Hồ sơ EOT phải được xác định và tính toán bắt đầu ngay từ thời điểm sự kiện xảy ra để trường hợp tránh trường hợp thay đổi nhân sự từ đại diện CĐT

• Khi tiến hành lập hồ sơ EOT, cần ấn định thời gian rà soát các sự kiện, bên cạnh đó còn phải thường xuyên tạo chứng cứ có đủ tính pháp lý để sau này có thể làm việc với đại diện CĐT.

Ngoài một số yêu cầu ở trên, phía nhà thầu còn có quyền được gia hạn thời gian hoàn thành công trình (nói cách khác là được phép lập hồ sơ EOT) trong trường hợp bị cản trở việc hoàn thành đúng thời hạn hoàn thành đã được quy định trong hợp đồng.

Bài viết trên đây là tổng hợp những thông tin cơ bản về hồ sơ EOT và cách lập hồ sơ EOT. Hy vọng những thông tin trên có thể hữu ích cho bạn trong việc lập hồ sơ EOT và những công việc có liên quan khác.